Como se precaver contra fiscalizações.

Um contrato de locação, residencial ou comercial, pode gerar cerca de 100 documentos por ano. Segundo a administradora de imóveis Lello, no Estado de São Paulo, há papéis que precisam ser guardados por até 10 anos, como os comprovantes de pagamento do IPTU. O arquivamento é importante para o caso de dúvidas ou eventuais fiscalizações.


Também é obrigatório arquivar papéis como apólices de seguro, comprovantes de pagamento do
condomínio, faturas de serviços como energia elétrica, água e gás, demonstrativos de contas, contratos,
autorizações e notas fiscais de benfeitorias realizadas no imóvel. No caso de ação judicial, os
documentos devem ser guardados até o final do processo, assim como se houver cobrança de dívida
ativa de tributos municipais, estaduais e federais.


"O arquivo dos documentos pelo tempo correto é fundamental para resguardar os interesses de
locadores, locatários e fiadores"


Para isso a USI’nformática e a GODigital desenvolveram um sistema de gestão organizacional baseado
em índices que permite o acesso rápido aos documentos e a redução de arquivos extraviados.
O Sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma solução tecnológica para as
empresas trabalharem de forma mais rápida e eficiente.


Segundo a última pesquisa realizada pelo CENADEM, mais de 81% dos entrevistados perdem até uma
hora por dia localizando informações. Além disso, a probabilidade de re-arquivamento na pasta errada é
muito alta.


O gerenciamento eletrônico de documentos agiliza o processo de consulta através da imagem, auxilia no
arquivamento e permite preservar o documento original, se necessário.